Sprawdź 5 rzeczy, o które warto zapytać przed zamówieniem

Wybór gadżetów reklamowych dla firmy potrafi być nie lada wyzwaniem. Trzeba określić produkt, liczbę sztuk, sposób personalizacji, budżet i termin, a następnie zebrać kilka ofert. I właśnie wtedy zaczyna się kolejny etap: porównywanie wycen, parametrów produktów, metod znakowania i zakresu obsługi.

Na pierwszy rzut oka kilka ofert może dotyczyć niemal tego samego gadżetu reklamowego. W praktyce różnice bywają jednak znaczące. Dwie oferty na ten sam kubek z logo mogą różnić się ceną o kilkadziesiąt procent, ale nie zawsze chodzi wyłącznie o marżę. Różnica może wynikać z materiału, jakości wykonania, techniki znakowania, realnego terminu realizacji, certyfikatów albo tego, co faktycznie obejmuje cena.

Z doświadczenia Hellogadzet, marki należącej do agencji reklamowej Fiorigifts, wiemy, że właśnie te elementy bardzo często decydują o tym, czy realizacja ostatecznie spełni oczekiwania firmy.

Dlatego, jeśli coś budzi Twoje wątpliwości, warto o to zapytać. Dopytywanie o szczegóły, rozważanie alternatyw i omawianie różnych wariantów to naturalna część procesu zakupowego. Im więcej informacji wymienimy na etapie oferty, tym łatwiej będzie nam dobrać rozwiązanie najlepsze dla Ciebie.

1. Czy znakowanie przetrwa codzienne użytkowanie?

To jedno z najważniejszych pytań, bo o trwałości gadżetu reklamowego w dużej mierze decyduje nie tylko sam produkt, ale również sposób jego personalizacji.

Samo logo można nanieść na kilka sposobów, różnice często stają się widoczne dopiero po kilku tygodniach, a nawet miesiącach użytkowania.

W przypadku kubków z logo można zastosować między innymi grawer laserowy, kalkę ceramiczną czy inne metody znakowania ale to w zależności od rodzaju kubka. Z kolei na tekstyliach reklamowych do wyboru są inne metody znakowania: np. haft, sitodruk, DTG czy DTF. Każda z nich daje inny efekt, ma inną trwałość i sprawdza się w innych sytuacjach.

Dlatego przed zamówieniem gadżetów reklamowych z nadrukiem warto dowiedzieć się, nie tylko jak będzie wyglądała personalizacja, ale również jak produkt zachowa się podczas mycia, prania czy intensywnego użytkowania.

O co warto zapytać? Jaką techniką zostanie wykonane znakowanie, jaka jest jego trwałość i czy istnieje alternatywa lepiej dopasowana do sposobu wykorzystania produktu.

2. Czy na pewno zdążymy przed eventem?

Deklarowany czas produkcji to tylko część całego harmonogramu realizacji gadżetów reklamowych dla firmy.

Na rzeczywisty termin wpływają między innymi dostępność wybranego produktu, przygotowanie wizualizacji, akceptacja projektu, znakowanie, pakowanie i transport. Każdy z tych etapów wymaga czasu, a w okresach wzmożonych zamówień, na przykład przed świętami czy w sezonie eventowym czas oczekiwania może się dodatkowo wydłużyć.

Dlatego w Hellogadzet patrzymy na termin realizacji szerzej niż tylko przez pryzmat samej produkcji. Jeżeli widzimy, że wybrany wariant może nie zmieścić się w planowanym czasie, szukamy alternatywy: produktu dostępnego od ręki, szybszej techniki znakowania albo innego rozwiązania o podobnym efekcie.

Na co zwrócić szczególną uwagę? Warto dokładnie ustalić, od którego momentu liczony jest termin realizacji, upewnić się, że produkt jest dostępny, oraz sprawdzić, jakie są alternatywne rozwiązania, jeśli czasu na realizację jest niewiele.

3. Czy produkt spełnia wymagania naszej firmy?

Coraz więcej firm, szczególnie większych korporacji, określa własne standardy zakupowe, jakościowe i środowiskowe. Obejmują one również zamówienia na gadżety firmowe i materiały promocyjne.

W zależności od produktu i wymagań firmy znaczenie mogą mieć m.in. certyfikaty i oznaczenia dotyczące materiału lub sposobu produkcji. Przykładem może być FSC w przypadku produktów wykonanych z drewna lub papieru czy GRS w przypadku materiałów zawierających surowce pochodzące z recyklingu. Przy tekstyliach znaczenie mogą mieć również takie standardy jak OEKO-TEX® czy GOTS.

Osobną kwestią mogą być wymagania dotyczące samego dostawcy i jego podejścia do odpowiedzialności środowiskowej, społecznej czy biznesowej. W takich przypadkach firmy mogą zwracać uwagę np. na ocenę EcoVadis. Fiorigifts również przeszło niezależną ocenę EcoVadis i uzyskało brązowy medal, plasując się w Top 35% ocenianych firm. Dla klientów oznacza to, że informacje dotyczące naszych działań w obszarze zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialnego biznesu zostały zweryfikowane na podstawie przedstawionej dokumentacji, a nie wyłącznie naszych własnych deklaracji. 

Taka ocena może być istotna szczególnie dla firm, które prowadzą własne audyty dostawców, mają określone procedury zakupowe albo wymagają dodatkowej dokumentacji potwierdzającej standardy współpracy.

Nie każdy produkt będzie posiadał wszystkie wymienione dokumenty czy oznaczenia i nie zawsze są one potrzebne. Dlatego konkretne wymagania najlepiej zgłosić już na początku rozmowy. Dzięki temu możemy od razu zawęzić wybór do produktów i dostawców, którzy odpowiadają standardom zakupowym Twojej firmy.

Jak to sprawdzić? Jeśli takich informacji nie ma na stronie lub w ofercie, warto dopytać handlowca z Hellogadzet, jakie certyfikaty, oznaczenia lub dokumenty są dostępne dla konkretnego produktu oraz czy proponowane rozwiązanie spełnia wymagania zakupowe Twojej firmy.

4. Czy da się obniżyć koszt bez utraty efektu?

Budżet bardzo często zmienia się już po otrzymaniu pierwszej oferty. To naturalna część procesu i nie musi oznaczać rezygnacji z założonego projektu.

Czasami wystarczy zmienić w ofercie technikę znakowania, liczbę kolorów w nadruku, sposób pakowania albo wybrać podobny produkt od innego producenta. Dzięki takim zmianom można obniżyć koszt realizacji, zachowując przy tym to, co w projekcie najważniejsze.

Istotne jest jednak to, aby oszczędność nie odbywała się kosztem oczekiwanego rezultatu.

Przy gadżetach reklamowych na event kluczowe mogą być przede wszystkim cena jednostkowa, dostępność i szybki termin realizacji. Z kolei przy prezentach dla klientów większe znaczenie mogą mieć jakość wykonania, trwałość, sposób personalizacji i ogólne wrażenie, jakie produkt ma wywołać.

Co warto ustalić? Z czego dokładnie wynika cena, które elementy realizacji można zmienić oraz jaki wpływ będzie to miało na jakość, wygląd i trwałość produktu.

5. Dlaczego oferty tak bardzo się od siebie różnią?

To pytanie w pewnym sensie łączy wszystkie poprzednie.

Różnica w cenie nie zawsze wynika z tego, że jeden gadżet jest po prostu „lepszy”. Często chodzi o materiał, konstrukcję, dodatkową funkcję produktu albo możliwości personalizacji. Kubek ceramiczny i kubek termiczny spełniają podobną podstawową funkcję, ale ten drugi utrzymuje temperaturę, ma inną budowę i może wymagać innej techniki znakowania. To wszystko wpływa na końcową wycenę.

Podobnie jest z zakresem oferty. Jedna wycena może obejmować wyłącznie produkt i jego znakowanie, a inna dodatkowo np. indywidualne pakowanie.

Dlatego porównując oferty na gadżety reklamowe, warto najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście dotyczą tego samego produktu, podobnego sposobu znakowania i takiego samego zakresu realizacji. Sama cena jednostkowa nie zawsze pokazuje, za co dokładnie płacimy.

Dobrze więc przyjrzeć się kilku elementom jednocześnie: właściwościom produktu, zastosowanej technice znakowania, terminowi realizacji, wymaganym certyfikatom, zakresowi obsługi oraz całkowitemu kosztowi zamówienia.

Znaczenie ma również to, do czego dany gadżet ma służyć. Jeden z naszych klientów zdecydował się kiedyś na bardzo budżetowe długopisy przeznaczone dla handlowców. Ostatecznie sami przedstawiciele nie chcieli wręczać ich klientom, ponieważ produkt nie pasował do wizerunku marki.

W innym projekcie firma z branży medycznej wybrała mniejszą liczbę droższych, lepiej wykonanych długopisów. Długopisy zostały bardzo dobrze przyjęte przez odbiorców, a kolejne zamówienia obejmowały już znacznie większe ilości. 

Cena jest więc jednym z elementów decyzji, ale powinna być oceniana w odniesieniu do przeznaczenia produktu, oczekiwanego efektu i całego zakresu realizacji.

Co warto sprawdzić przed podjęciem decyzji? Co dokładnie obejmuje wycena, z czego wynikają różnice pomiędzy proponowanymi wariantami oraz czy przed zamówieniem można zobaczyć próbkę produktu lub znakowania.

I warto o taką próbkę zapytać. Zdjęcie, wizualizacja czy opis nie zawsze pokażą produkt takim, jakim jest w rzeczywistości. Próbka pozwala sprawdzić jego fakturę, rzeczywisty kolor, jakość wykonania czy po prostu zobaczyć, jak prezentuje się w dłoni. Jeśli więc chcesz mieć większą pewność przed podjęciem decyzji, powiedz o tym handlowcowi. W Hellogadzet możemy wysłać dostępne wzory i próbki. Możliwość oraz zakres takiej wysyłki ustalamy indywidualnie w zależności od produktu i projektu. 

Coś w ofercie budzi Twoje wątpliwości? Powiedz nam o tym

Klienci regularnie pytają nas, czy można zastosować inną metodę znakowania, zmienić wybrany produkt, ograniczyć koszt, zwiększyć trwałość nadruku albo uzyskać podobny efekt w inny sposób.

I właśnie takie pytania są potrzebne. Omawianie oferty, dopytywanie o szczegóły czy szukanie alternatyw to normalna i dobra część procesu. Im więcej wiemy o oczekiwaniach klienta, tym lepiej możemy dopasować produkt, znakowanie i zakres realizacji do konkretnego projektu. A dobrze dopasowana oferta to po prostu większa szansa, że końcowy efekt będzie dokładnie taki, jakiego firma oczekuje.

W Hellogadzet doradztwo jest jednym z kluczowych elementów obsługi. Nie oczekujemy, że klient będzie znał różnice pomiędzy technikami znakowania, parametrami materiałów czy możliwościami personalizacji gadżetów firmowych.

Naszą rolą jest wyjaśnić te różnice, przedstawić dostępne możliwości i pokazać konsekwencje poszczególnych wyborów.

Jak wybrać gadżety reklamowe dla firmy?

Wybór gadżetów reklamowych dla firmy nie powinien sprowadzać się do porównania kilku cen w tabeli. Warto spojrzeć na całe zamówienie: jakość produktu, technikę znakowania, możliwości personalizacji, trwałość, termin realizacji, wymagane certyfikaty, sposób pakowania i zakres obsługi.

Dobrze dobrane gadżety reklamowe z logo powinny odpowiadać nie tylko budżetowi, ale przede wszystkim celowi projektu i wizerunkowi marki. Innego rozwiązania wymaga duża akcja eventowa, innego zestawy dla pracowników, a jeszcze innego upominki firmowe dla klientów i partnerów biznesowych.

W Hellogadzet pomagamy firmom przejść przez cały proces od wyboru odpowiednich produktów i techniki znakowania, przez personalizację, aż po przygotowanie gotowej realizacji. Dzięki temu klient nie musi być specjalistą od gadżetów, nadruków czy materiałów. Powinien przede wszystkim wiedzieć, jaki efekt chce osiągnąć.

Dlatego po otrzymaniu oferty na gadżety reklamowe warto pytać, porównywać i rozmawiać o alternatywach. Im lepiej określone są potrzeby firmy, tym łatwiej dobrać gadżety, które będą dobrze wyglądać, spełnią swoją funkcję i zmieszczą się w założonym budżecie.

Masz już ofertę na gadżety reklamowe i chcesz omówić dostępne możliwości? A może dopiero szukasz gadżetów z logo dla swojej firmy? Porozmawiaj z zespołem Hellogadzet - pomożemy dobrać produkty, znakowanie i sposób realizacji do Twojego projektu.

O autorze:
Mateusz Wasylko – Wiceprezes zarządu Fiorigifts

Od lat związany z agencją reklamową Fiorigifts (wcześniej działającą pod marką Fiori) i działającym w ramach agencji sklepem internetowym Hellogadzet.pl. Kontynuuje rodzinną tradycję firmy i odpowiada za relacje z globalnymi agencjami marketingowymi i za rozwój oraz zarządzanie warszawskim oddziałem. Reprezentuje podejście łączące nowoczesne technologie, wysokie standardy obsługi i odpowiedzialne podejście do tworzenia upominków reklamowych.